Antalet deltagare är ju beroende på lokalen. Ju större lokal, ju fler får plats. Se till att det finns en stor whiteboard som man kan göra om till en Edcamp-tavla med ett rutsystem på. Varje bord får ett nummer och en ruta på Edcamp-tavlan.

Att ha tre ”sittningar” kan vara lagom på en kväll om man inte börjar alltför sent. Även dagtid kan tre ”sittningar” vara lagom – hellre lämna med känslan ”jag vill ha mer!” än ”Det sista var överflödigt”. Det går förstås att kombinera Edcamp med Teachmeet eller mer traditionell konferens/kompetensutvecklingsinsats.

Börja alltid med mingel framför Edcamp-tavlan efter ni har hälsat välkomna. Räkna med 15 min mingel mellan varje session, det är en viktig del av kvällen att kunna fortsätta föra mer informella samtal och nätverka lite. En session på 45 min är ganska lagom, se till att bryta i tid för att inte ”ta” av mingel-tiden. Någon av arrangörerna bör ha ansvar för att hålla tider och inramning.

Förutom en whiteboard är det bra om man kan streama twitter-flödet med hjälp av en projektor, det är riktigt kul att kunna följa vad andra diskuterar genom en backchannel och det är väldigt bra för alla som sitter hemma och som kanske skulle velat vara med. www.twingly.com är en gratistjänst för detta, finns säkert fler.

Skaffa sponsorer så ni har gott om snacks, dryck och gärna något mer matigt innan ni kör igång. Kaffe och te är också uppskattat. Alternativt att det finns betalvariant, men ändå finns.

Se till att det finns möjlighet att dokumentera under kvällen. Lägg ut papper och pennor, gärna stora blädderblocksblad och tjocka pennor också. Webbkamera är bra om man kan rigga, be även alla deltagare ta kort på anteckningar och annat som de tycker är av vikt. Be några blogga om kvällen så ni har dokumentation i skrift. Man kan också skapa ett gemensamt dokument i exempelvis Google Doc som alla kan skriva i.

Man kan, om man vill och det passar, avsluta varje session med att varje grupp får sammanfatta de två viktigaste sakerna de tagit upp t ex, eller att varje grupp får 2 min på sig eller liknande.

Det som är mest krävande i allt detta är själva PR-biten, att nå ut och få folk att komma. (Vi hjälper er mer än gärna att fixa en sida på edcamp.se om ni inte redan har en) Vi gjorde ett pressmeddelande och skickade ut, det är ett sätt. Att be alla man känner blogga om eventet är också ett bra sätt. Lokaltidningar/lokala branchtidningar etc kan vara pigga på att skriva om detta ”nya”. Använd de plattformar ni har, grupputskick via mailen, intranät, nätverksgrupper etc och be folk sprida informationen vidare. Starta en fb-sida och se till att få hjälp med att nå ut av personer med stora nätverk runt sig. Edcamp.se och Skollyftet kan självklart hjälpa till med den biten om det behövs!

Normalt tror vi det är bra att köra utan tema och istället låta deltagarna forma innehållet helt utifrån det som de själva känner är aktuellt. Se till att prata med några av deltagarna innan så ni vet att en del av deltagarna är beredda att skriva upp sig på Edcamp-tavlan och initiera en gruppdiskussion. När väl någon börjat brukar det inte vara svårt att få fler att haka på. En del kan också behöva förbereda sig lite extra, ta med material eller liknande så försök redan vid anmälan att fråga efter vilket ämne de intresserar sig för.